Bir şirketin adres değiştirmesi, sıradan bir eşya nakliyesinden çok daha karmaşık bir operasyondur. Masaların veya dolapların bir kamyona yüklenip yeni binaya indirilmesi işin en basit görünen kısmıdır. Asıl mesele, cuma akşamı kapatılan bilgisayarların pazartesi sabahı yeni masalarda kesintisiz çalışabilmesi, muhasebe evraklarının tek bir sayfası dahi kaybolmadan raflara dizilmesi ve şirketin operasyonel ritminin bozulmamasıdır. Plansız yürütülen bir işyeri nakliyesi, personelin günlerce koli aramasına, müşteri çağrılarının yanıtsız kalmasına ve ciddi ciro kaybına yol açabilir. Bu nedenle ofis taşımacılığında dikkat edilmesi gerekenler listesinin en başında, lojistik adımları rastgele bir güne bırakmak yerine işin her aşamasını önceden takvime bağlamak gelir. Kolay bir süreç değildir bu.
Ofis taşıma planı son haftaya bırakılamayacak kadar çok katmanlıdır. Taşınma gününden en az 3–4 hafta önce hazırlıklara başlamak, son gün yaşanacak telaşı ve karmaşayı baştan engeller. İlk adım, şirket içinde bir taşınma koordinatörü veya küçük bir komite belirlemektir. Her departmandan bir temsilcinin bulunması, hangi birimin ne zaman toplanacağını ve öncelikli malzemelerin neler olduğunu belirlemeyi kolaylaştırır.
Hazırlık dönemi aynı zamanda ofis içi arşivleri ve eskiyen ekipmanları ayıklamak için en uygun zamandır. Yıllardır açılmayan dolaplardaki miadı dolmuş evraklar, çalışmayan eski yazıcılar veya kırık ofis sandalyeleri yeni adrese taşınmamalıdır. Bu fazlalıkların elden çıkarılması hem gereken nakliye aracı hacmini küçültür hem de yeni ofiste yerleşim sürecini hızlandırır.
Yeni ofisin fiziki kontrolleri de bu aşamada tamamlanmalıdır. İnternet ve telefon hatlarının aktivasyonu, priz yerleşimleri, aydınlatma sistemleri ve bina yönetiminin taşınma kuralları önceden netleştirilir. Peki yeni binanın yük asansörü mesai saatlerinde kullanıma açık mı? Çoğu plazada gündüz saatlerinde eşya taşınmasına izin verilmez. Bu tip kuralları taşınma sabahı öğrenmek bütün operasyonu saatlerce kilitleyebilir.
Piyasada evden eve nakliyat yapan binlerce firma bulunabilir ancak kurumsal ofis taşımacılığı bambaşka bir tecrübe ve ekipman gerektirir. Bir nakliye firması seçerken ilk bakılması gereken unsur, firmanın kurumsal referansları ve yasal yetki belgeleridir. Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı tarafından verilen K3 yetki belgesi ticari taşımacılığın yasal tabanıdır. Lisanssız çalışan ekiplerle yola çıkmak, taşıma günü aracın gelmemesi veya hasar anında muhatap bulunamaması gibi büyük riskler barındırır. Taşınma günü kapıya gelen ekibin deneyimi nasıl anlaşılır? Kadrolu personel, şirkete ait kapalı kasa araçlar ve kurumsal ambalajlama disiplini bu ayrımı açıkça ortaya koyar.
Doğru firma seçiminde bir diğer belirleyici adım ücretsiz ekspertiz hizmetidir. Taşınacak ofisi yerinde görmeden, masa sayısını, sistem odasını, evrak hacmini ve bina girişlerini incelemeden telefonda verilen tahmini fiyat teklifleri taşınma günü ek maliyetler çıkarır. Ekşioğlu Nakliyat uzmanları adrese gelerek eşyaların hacmini, asansör ihtiyacını ve gereken ambalaj malzemesini yerinde tespit eder. Bu tespit sayesinde operasyon günü sürpriz masraflarla karşılaşılmaz.
Sözleşme ve sigorta konusu kurumsal taşımacılığın en temel güvencesidir. Taşımanın kapsamı, başlama ve bitiş saatleri, araç sayısı ve görev alacak personel adedi mutlaka resmi bir taşıma sözleşmesine bağlanmalıdır. Emtia nakliyat sigortası ise pahalı ofis mobilyalarının ve elektroniklerin transfer sürecinde kaza veya devrilme gibi risklere karşı teminat altına alınmasını sağlar. Taşınma sonrasında olası hasarların tespit edilmesi için Türk Ticaret Kanunu hükümleri uyarınca açık hasarların 3 iş günü, ilk bakışta fark edilemeyen gizli hasarların ise 14 gün içinde yazılı olarak firmaya bildirilmesi yasal haktır.
Bir ofisteki en kıymetli varlık çoğu zaman çalışma masaları değil, o masaların üzerindeki bilgisayarlar ve sistem odasındaki sunuculardır. Donanımların zarar görmesi kadar, içindeki verilerin güvenliği ve yedeklenmesi de dikkatle yönetilmelidir. Bu nedenle elektronik eşyaların ve arşiv klasörlerinin taşınması standart mobilya nakliyesinden ayrı tutulur. Yüzlerce klasörün sırası bozulmadan yeni raflara nasıl aktarılır? Bütün mesele doğru kodlama ve departman bazlı kutulamadır.
Masaüstü bilgisayarlar, monitörler, yazıcılar ve toplantı odası ekranları darbeye duyarlı cihazlardır. Paketlemede sıradan koliler yerine kalın balonlu naylon, antistatik ambalaj malzemeleri ve havalı koruyucu dolgular kullanılır. Her personelin bilgisayarı, klavyesi ve kabloları aynı numaralı kutuya yerleştirilir ve üzerine çalışanın adı ile yeni ofisteki masa numarası yazılır. Kabloların sökülmeden önce fotoğraflanması, yeni adreste cihazların dakikalar içinde tekrar kurulmasına yardımcı olur.
Sunucu kabinetleri ve rack tipi cihazlar taşınmadan önce şirketin kendi bilgi işlem sorumlusu tarafından sistem güvenle kapatılır ve veri yedekleri alınır. Kabinetlerden çıkarılan sunucu üniteleri özel korumalı sandıklara yerleştirilir ve sarsıntısız araçlarla nakledilir. Sistem odası taşımacılığı, sıradan taşıma personeline değil, bu tür teknik cihazların ağırlık ve hassasiyet dengesini bilen deneyimli ekiplere emanet edilmelidir.
Muhasebe defterleri, personel özlük dosyaları, sözleşmeler ve şirket arşivleri hukuki ve ticari gizlilik taşır. Arşiv taşıma güvenliği sağlanırken en büyük risk evrakların sırasının karışması veya dosyaların dağılmasıdır. Klasörler dolaplardan çıkarılırken mevcut raf ve klasör kodlarına göre numaralandırılmış dayanıklı çift oluklu arşiv kutularına dizilir.
Gizlilik derecesi yüksek evraklar için kilitli veya güvenlik mühürlü plastik taşıma kasaları kullanılır. Kutuların üzerine mühür numaraları işlenir ve bu kutular yeni adreste doğrudan yetkili şirket personeline zimmetle teslim edilir. Böylece yüzlerce klasörden oluşan bir muhasebe arşivi, yeni ofiste tek bir sırası dahi bozulmadan dakikalar içinde eski nizamına kavuşur.
Kurumsal taşınmalarda yöneticilerin en çok çekindiği durum günlerce süren iş kaybıdır. Mesai günlerinde yapılan bir taşınma, personelin çalışamaması ve müşterilere hizmet verilememesi nedeniyle doğrudan mali kayba dönüşür. Bu kaybı sıfıra indirmenin en pratik yolu, iyi kurgulanmış bir hafta sonu ofis taşıma planıdır.
Operasyon cuma akşamı mesai bitimiyle, genellikle saat 18 sularında başlar. Çalışanlar kişisel eşyalarını toplayıp ofisten ayrıldıktan sonra nakliye ekibi sahaya girer. Gece boyunca mobilyaların demontajı, elektronik cihazların ambalajlanması ve arşivlerin kolilenmesi tamamlanır. Cumartesi sabahı eşyalar kapalı kasa araçlara yüklenir ve yeni adrese sevk edilir. Cumartesi gecesi ve pazar günü boyunca yeni ofiste mobilyaların montajı, masaların yerleşimi ve bilgisayarların kurulması bitirilir.
Pazartesi sabahı mesai başlangıcında ofise gelen bir çalışan masasını, sandalyesini ve çalışır vaziyetteki bilgisayarını hazır bulur. Böylece şirket tek bir mesai saati dahi kaybetmeden faaliyetine kaldığı yerden devam eder.
Plaza veya iş merkezlerinin üst katlarında bulunan ofisler için asansörlü ofis taşıma çözümü bu hızı sağlayan temel faktördür. Bina içindeki dar koridorlarda veya insan asansörlerinde ağır çalışma masalarını taşımak hem saatler sürer hem de duvarların çizilmesine yol açabilir. Dış cepheye kurulan mobil nakliyat asansörü sayesinde eşyalar doğrudan pencereden veya balkondan kamyona indirilir. Hızlı ilerleyen bu yöntem, bina sakinlerini ve site yönetimini de rahatsız etmez.
Ofis nakliye fiyatları belirlenirken tek bir standart rakam üzerinden hesaplama yapılmaz. Fiyatlandırmayı doğrudan etkileyen faktörler arasında ofisin metrekaresi, çalışan ve masa sayısı, arşiv hacmi, taşınacak katlar, asansör kurulma durumu ve iki adres arasındaki mesafe yer alır. Şeffaf ve net bir bütçe oluşturmanın en sağlıklı yolu yerinde yapılan ekspertiz incelemesidir. Ekşioğlu Nakliyat, sunduğu ücretsiz ekspertiz hizmetiyle eşyaların net durumunu analiz ederek kurumsal işletmelere en uygun maliyet planını sunar.
Taşınma süresi şirketin büyüklüğüne ve çalışan sayısına göre farklılık gösterir. 10–20 kişilik orta ölçekli bir ofisin taşınması genellikle cuma akşamından pazar gününe kadar 48 saatlik bir zaman diliminde rahatlıkla tamamlanır. Daha büyük, 50 kişiden fazla çalışanı olan ve çok katlı plazalarda bulunan şirketlerin taşınması ise departman departman bölünerek 2–3 güne yayılabilir. Doğru planlandığında bu süreç şirketin günlük operasyonunu hiçbir zaman durdurmaz.
Ofis taşımacılığında profesyonel bir ekiple çalışmak, sadece eşyaların yerini değiştirmekle sınırlı kalmaz. İş süreçlerinin güvenliğini, kurumsal prestiji ve çalışanların motivasyonunu koruma altına alır. Doğru ambalajlama, planlı bir takvim ve sözleşmeli kurumsal taşımacılık anlayışıyla planlanan bir ofis nakliyesi, yeni adreste başarıyla başlayan yeni bir dönemin ilk sağlam adımıdır.
Çerez tercihiniz
Sitemiz kendi çerezini kullanmaz; reklam ve analitik takibi yoktur. Yalnız İletişim sayfasındaki Google Haritası gösterilirse Google çerez kullanabilir. Çerez Politikası